‏‏חשבי שכר במיקור חוץ

פונקציית חישוב שכר בתוך החברה עלולה להיות מסורבלת ותובענית; ואם אינה מנוהלת כמו שצריך היא עלולה אף לפגוע ברמה העסקית. לכן חברות וארגונים שונים מעדיפים לפנות לקבלת שירותים משלימים לחברות המתמחות ולהתמקד בליבת העסק שלהם. כך ניתן לייעל תהליכים קונקרטיים שעומדים בבסיס החברה ולהשקיע במשאב האנושי, לצד קבלת שירותים מקצועיים ואיכותיים במיקור חוץ (Outsourcing).

התפיסה המודרנית של חשבות שכר במיקור חוץ

בעבר היה נהוג לרכז את כל פונקציות החברה בתוך הארגון. מה שהקשה פעמים רבות על תהליכי ניהול אחרים והוביל להוצאות מיותרות. היום חברות רבות מוציאות את רכיב השכר לגורמים חיצוניים על מנת לייעל תהליכי עבודה לצורך קבלת תפוקה מקסימלית בעיסוקי הליבה של החברה. מסיבה זו, חברות רבות בוחרות להפקיד את נושא השכר בידי גורם מוסמך חיצוני בעל מומחיות בתחום.

חשבות שכר במיקור חוץ

אופן הכנת תלוש משכורת

מערכת השכר בישראל מערבת הרבה גורמים ונחשבת מבין המערכות המורכבות. כדי לחשב את השכר יש להביא בחשבון נתונים הקשורים ישירות לשכרו של העובד כגון הסכם עבודה עם המעסיק, מספר ימים/שעות שעבד במהלך החודש, ימי חופשה/מחלה שנוצלו ועוד. בנוסף על חשב השכר לקחת בחשבון נתונים אחרים המשפיעים על שכרו של העובד כמו מצבו המשפחתי, אזרחותו, מספר ילדים, מספר חודשים שעבד במהלך השנה ועוד. כל המידע הזה מופיע בד”כ בתלוש משכורת. על מנת לייעל בצורה מקסימלית תהליכי עבודה פנים ארגוניים ולהימנע מקנסות ועיצומים בגין חישוב שכר שלא כדין או עיכוב בהפקת תלושי השכר, כדאי לפנות לגורם המתמחה בתחום חשבות השכר. חשב שכר חיצוני יהיה אחראי על כל ההתנהלות השוטפת של שכר עובדים מול הרשויות השונות.

מבנה תלוש משכורת

תלוש שכר הוא מסמך אישי, ובדרך כלל נמסר לעובד כשהוא חסוי במעטפה או בכיסוי אחר, המפרט את פרטי השכר ששולמו לעובד ממקום עבודתו, והוא נערך על ידי חשב שכר או מנהל חשבונות של המעביד. התלוש כולל את הפרטים הרלוונטיים של המשכורת של החודש הקודם בגינו משולם השכר. על פי חוק הגנת השכר, המעביד מחוייב להעביר תלוש משכורת סמוך למועד שבו מתבצע התשלום בפועל. חישוב השכר כולל רכיבים רבים ועלול להיות עניין מורכב, ולכן נדרשת מיומנות מיוחדת בהכנת התלוש, הבנה בדיני העבודה ובחוקי המיסוי ושימוש במערכות שכר ממוחשבות. תלוש משכורת מורכב משלושה חלקים עיקריים:

  1. החלק הראשון- כולל פרטי המעסיק וכן פרטים אישיים של מקבל התלוש. מידע זה נמסר על ידי המעביד ביום העסקת העובד.
  2. החלק השני- כולל פירוט של רכיבי השכר (נסיעות, דמי הבראה, אחזקת רכב, תוספות ייחודיות וכיו”ב) והאופן בו הם חושבו, ניכויי חובה (מס הכנסה, דמי ביטוח לאומי) וניכויים אישיים שנוכו לעובד (הלוואה שקיבל במקום העבודה, מקדמה, תשלום ועד העובדים ועוד).
  3. החלק השלישי- כולל מידע על סכומים מצטברים של רכיבים שונים במשכורת כגון מספר ימי החופשה המצטברים, ימי מחלה ועוד. מידע זה יכול לשמש לצורך בדיקת החישוב השנתי של מס הכנסה.

תפקידו של חשב שכר בחברה

תפקידו של חשב שכר מקיפה וכוללת את כל הפעילויות הנדרשות לצרכי ניהול שירותי חשבות השכר בחברה:

  • פתיחת כרטיס עובד חדש, חישוב תלושי שכר, עדכון פרטי עובדים, הכנת שכר לעובדים ועוד
  • העברת משכורות עובדים באמצעות מערכות שונות
  • קליטת נתונים על ימי מחלה של העובדים, חופשות עובדים, דיווחי נוכחות והכנסתם למערכת לחישוב שכר
  • ביצוע סימולציות בנושא שכר לצורך מו”מ ובדיקת שכר עם עובדים ומועמדים לעבודה
  • דיווחים חודשיים ושנתיים לרשויות שונות (טפסי 102,106,126)
  • טיפול וסיוע בהעסקת עובדים (פדיון חופשה, הבראה, פיצויים וכו)
  • טיפול בתביעות ביטוח לאומי – עבודה שוטפת מול חברות הביטוח
  • תשלומים לביטוח לאומי ומס הכנסה
  • טיפול בתביעות ביטוח לאומי
  • מתן ייעוץ בנושאי שכר, דיני עבודה ומיסים
  • שירותי חשבות שכר לבכירים

אילו דוחות מופקים במסגרת פעילותו של חשב שכר?

מלבד לפונקציה של חישוב השכר, חשב השכר מפיק את הדוחות הבאים:

  • תלוש שכר חסוי במעטפה + העתק
  • הכנת טפסי 102 לתשלום לשלטונות המס (מס הכנסה וביטוח לאומי)
  • דוח פקודה להנהלת חשבונות
  • דוח תשלומים וניכויים על פי סמל
  • דוח הפרשים לביטוח לאומי
  • דוחות לבנקים
  • דוחות קופת גמל
  • דוח מס ארגון
  • טופס פרטי עובדים
  • דוח מילואים והעברה לביטוח לאומי

מדוע כדאי לפנות לקבלת שירותי חשבות שכר במיקור חוץ?

מומחיות- חישוב השכר אינו משימה פשוטה ודורש מיומנות מיוחדת והיכרות עם מערכת השכר המורכבת. התנהלות לא תקינה של מעסיקים והפרת חוקי הגנת השכר, עלולה להביא לקנסות כבדים ועיצומים בסדרי גודל של עשרות ואף מאות אלפי שקלים. מסיבה זו, יותר ויותר חברות וארגונים פונים לקבלת שירותי חשבות שכר במיקור חוץ, לגורמים בעלי מומחיות בתחום השכר, המיסוי והחקיקה אשר יהיו אחראים על כל ההתנהלות השוטפת מול הרשויות בכל הקשור לנושא השכר.

חיסכון בעלויות- בארגונים גדולים חשב שכר בד”כ מועסק במשרה מלאה. בחברות עם היקף פעילות נמוך בד”כ פונים לקבלת שירותי חשבות שכר לגורמים חיצוניים המתמחים בנושא. שירותי חשבות שכר במיקור חוץ מאפשרים לעבוד במתכונת המבוססת על תלושי שכר בפועל, במקום לשלם עלות קבועה חודשית לחשב השכר, וכך ניתן להשיג חיסכון משמעותי בעלויות החברה.

אבטחת מידע- תלושי שכר כוללים פרטים רגישים על השכר ועל העובדים. פרטים אלה נשמרים במערכות החברה. מערכות חיצוניות מאובטחות במידה רבה ומגינות טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ומפני חשיפת הנתונים לגורמים פנים ארגוניים. שמירה על דיסקרטיות חשובה עוד יותר כאשר מדובר בהעסקת בכירים. כאשר נושא השכר מנוהל בידי גורם חיצוני, לא נוצרים סוגיות ומתחים בארגון סביב נושא רגיש זה.

התמקדות בליבת החברה- חברות רבות מעדיפות להוציא את פונקציית השכר לגורם חיצוני על מנת להתמקד בפעילות שיווקית של החברה ובניהול יעיל של משאבי אנוש.

נוחיות ושקיפות לעובדים- ניהול תלושי שכר חכמים מאפשרים לעובדים לפנות ישירות למערכת השכר החכמה על מנת לראות ולהבין את כל המרכיבים של תלוש השכר החודשי. בייחוד כאשר מדובר בחברה גדולה, עם מאות עובדים, תלושי שכר חכמים יכולים לחסוך פניות העובדים למחלקת השכר לקבלת הסברים מפורטים על כל אחד ממרכיבי השכר.

שירותי חשבות שכר במיקור חוץ עם ERB

חברת ERB מציעה ללקוחותיה שירותי חשבות שכר במיקור חוץ הכוללים בתוכם את סל השירותים ההכרחי לכל עסק. ב- ERB מחלקת שכר רוחבית בה צוות מיומן הבקיא בדיני עבודה ובכל רזי הבירוקרטיה בתחום. לרשות הלקוח יועמד חשב שכר מקצועי שיהיה זמין לפניות ויספק פתרונות מותאמים לצרכי הלקוח ומענה לשאלות. כל זאת, תוך מחויבות לשמירת הדיסקרטיות והאינטרסים של הלקוח.