לכל חברה או עסק יש ספר חשבונות, בין אם מדובר בגוגל ובין אם בפיצוצייה בפתח תקווה. ספרי או פנקסי החשבונות, הם פירוט הסכומים השונים המתקבלים בחברה ותיעודם לצורכי מיסוי. תיעוד לא  נכון של ההוצאות וההכנסות, לא רק עשוי להעמיד את החברה בפני הליכים משפטיים אלא גם עשוי להביא להוצאות מיסוי גבוהות שלא לצורך. 

מהו ספר חשבונות? 

ספר חשבונות הוא שם כולל לרישום ההוצאות וההכנסות בכל ארגון בהתאם למאפייניו. בכל הנוגע לחברות הזנק,  קיים ספר התקבולים הכולל רישום מוסדר של פעולות פיננסיות בחברה לצורך חישוב המיסוי החל עליה. בתקבולים ותשלומים מופחתות הוצאות הוניות שונות ומקוזזות מן הסך הכולל של ההכנסות. 

ניהול ספרים בחברות סטארט-אפ כולל את התובנות הפיננסיות של החברה והשפעתן העתידית על מצבה הכלכלי. ככל שמדובר בחברה קטנה, ככל הנראה מנהל החברה הוא שינהל את ספרי החשבונות. ניהול זה כולל תיעוד קבוע של העסקאות השונות שמתבצעות בחברה – החל מרכישת קפה וסוכר ועד לאקזיט המיוחל. 

רישומים אלו נפרדים מהדוחות השונים שיש להגיש באופן שוטף (מאזן, דו"ח רווח הפסד וכו'), והם הבסיס הראשוני לתמונת מצב של הכנסות והוצאות בחברה. הדוחות השוטפים בוחנים את ההיסטוריה ההונית ותזרימי המזומנים. לכן,  כל מסמך נוסף הנוגע לניהול החברה יחד עם ספרי החשבונות יש לשמור לתקופה של 7 שנים. 

טיפים לניהול נכון 

בהנחה ואתם חלק מחברת סטארט-אפ צעירה בשוק, הניהול של ספרי החשבונות שלכם מתבצע בדרך כלל או על ידכם או על ידי רואה חשבון חיצוני. בכל הנוגע לחברות הזנק, ניהול ספר החשבונות עשוי להיות מאתגר בגלל הדינמיות הפיננסית של חברות מהסוג הזה. לכן, כדי לעשות זאת נכון, אלו הדברים שחשוב לבצע: 

עבדו עם חברה מסודרת – במידה ובחרתם להשתמש בשירותיו של רואה חשבון, הקפידו לעבוד עם אדם עם ניסיון בליווי חשבונאי של חברות הזנק. בטרם תפנו אליו, קראו קצת אודותיו, בקשו המלצות וכנסו לעמוד העסק שלו ברשתות החברתיות. 

אל תשכחו לעדכן – התנודות הפיננסיות בחברות הזנק, גורמות לשינויים תדירים במצבן הכלכלי. לכן, בכל הנוגע לניהול ספרים בחברות סטרט-אפ, הקפידו לעדכן באופן תדיר את ספר החשבונות שלכם. הכניסו את כלל ההוצאות וההכנסות ווודאו שלא השמטתם דבר, כך תוכלו להיות בבקרה על הניהול החשבונאי שלכם. 

תעדו הכל – הוצאות והכנסות הן כל דבר שנכנס אל הכיס של החברה ויוצא ממנה. לכן, גם אם אתם רוכשים סוכר וכלים חד פעמיים לפינת הקפה במשרד, הכניסו זאת לספר החשבונות. הסיבה לכך היא שגם סכומים קטנים, מקוזזים מההכנסות ועשויים להפחית את המס שתשלמו בסוף השנה. 

לסיכום, בין אם אתם חברה גדולה או קטנה, ניהול נכון של ספר החשבונות, קריטי להתנהלות פיננסית נכונה של החברה שלכם.