הנהלת חשבונות במיקור חוץ

מיקור חוץ למחלקת הנהלת החשבונות, הוא ניהול ענייניה הכספיים של החברה באמצעות מנהל חשבונות חיצוני. מיקור חוץ (Outsourcing) של שירותים חשבונאיים נחשב לאחד מתחומי העבודה הנפוצים ביותר שמועברים לגורם מקצועי שאינו עובד של הארגון עצמו. העברת ניהול הספרים והחשבונות שאינן עיקר פעילותה העסקית של החברה לטיפולו של גורם המתמחה במתן שירותים של ייעוץ מס וראיית חשבון, מעניקים מענה נקודתי שעלותו נמוכה מהעסקה קבועה של כוח אדם. 

מי זקוק לשירותים אלו?

הצורך בשירותים אלו תלוי במידה רבה בהיקף פעילותו של העסק. ככל שמדובר בארגון שבו מחזורי כספים רבים ומורכבים יותר, עולה גם הצורך בשירותים חשבונאיים מקיפים. מאידך, חברות סטארט אפ קטנות, יכולות לקבל שירותים אלו גם ממשרדים ייעודיים ויועצי מס פרטיים באופן שמוזיל את עלויות כוח האדם באופן משמעותי.  ספקים המתמחים במתן שירותים חשבונאיים לחברות וארגונים, אינם פועלים במודל עובד-מעביד אלא כ-“קבלנים” חיצוניים המתפקדים כגורם משלים. ישנן שלוש קבוצות של נותני שירות רלוונטיים והם: משרדים ייעודיים שתפקידם ניהול חשבונות, יועצי מס המתפקדים כמנהלי חשבונות מוסמכים ומשרדי רואי חשבון שאמונים על הפקת דוחות מורכבים ופעילות מול הרשויות הרגולטוריות השונות. 

כיצד ניתנים השירותים?

תפקידה העיקרי של הנהלת החשבונות, הוא דיווח ועבודה מול הרשויות השונות יחד עם מתן מענה בהיבטים עסקיים-פיננסיים באופן שוטף. אופן הניהול נחלק למספר דרכים ואלו נעות בין תכלול חשבונאי נקודתי עבור עובדים עצמאיים ועד להעברת כלל העניינים החשבונאיים השוטפים למיקור חוץ. נותני השירות החיצוניים משתמשים בתוכנות נפוצות ושונות להנהלת חשבונות ביניהם: חשבשבת ופריוריטי, המאפשרות סנכרון מלא של המידע בזמן אמת בין מנהלי החשבונות להנהלת החברה. כל זאת בהתאם לתקנים החשבונאיים השונים, דרישות השוק הכפופות לחוק ניירות ערך והתקנים החשבונאיים הישראליים והבינלאומיים המשתנים בהתאם לסוג החברה.  היקף הפעילות כולל ריכוז תקבולים דוגמת חשבוניות וקבלות, ניהול הספרים, ורישום הנתונים השונים וניהול ממשק אקטיבי מול רשויות המס תוך הפקת דוחות בהתאם לצורך. התשלום בעבור השירות יכול להיעשות באופן חודשי או שנתי. ככל שישנם שירותים, דוגמת הכנת משכורות או הגשת הצהרת הון שאינם מוגדרים כחלק מהסכם העבודה, אלו יחויבו בתשלום נוסף. 

מה כולל השירות?

השירותים הפיננסיים שניתנים על ידי מומחים, משתנים בהתאם לסוג החברה ושלב התפתחותה ומתאימים גם לחברות הזנק בתחילת דרכן. העברת הניהול החשבונאי למיקור חוץ כוללת בתחילתה את עבודת המיפוי והאיתור של צרכי החברה יחד עם העברת המידע הרלוונטי לגורם המקצועי. לאחר מכן, נבנית קבוצה של דוחות שונים דוגמת ניתוח לפי מגזרי פעילות, דוחות ניהוליים ועוד. לצד זאת, מבוצעת הכנת תשתית לתהליכי העבודה במחלקות הרלוונטיות יחד עם בניית מערך בקרה פנימית.   בתום החלק הראשוני שכולל את הבנת היסודות הפיננסיים של הארגון והנחת התשתית לעבודה החשבונאית, ניתן השירות השוטף. עבודה זו כוללת דיווח שנתי לרשויות המס, ניהול ספרים באופן תדיר, פעילות חשבונאית מול רשויות מס בינלאומיות במידת הצורך, ניהול רב מטבעי וביצוע התאמות בין הבנקים לכרטיסי האשראי, הספקים והלקוחות באופן שוטף.   במיקור חוץ לחברות הזנק, כולל השירות גם בקרה על חריגות כספיות וזיהוי הכנסות באופן מדויק. כמו כן, ישנו ניהול חשבונאי מוקפד המותאם להצגה בפני משקיעים שונים.  סל השירותים המותאם לצריכהן של חברות ההזנק כולל דיווח שוטף בתחומים שונים ובזמן אמת, זאת על מנת להעניק את תמונת המצב המדויקת ביותר למשקיעים.